Privacyverklaring

Als u lid bent van de Dutch Spine Society (DSS) of gebruikmaakt van de informatie of diensten van de DSS, verwerken wij mogelijk gegevens over u. De DSS vindt de bescherming van de persoonlijke gegevens van de leden, congresbezoekers, sponsoren en belangstellenden van groot belang. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. De DSS houdt zich aan de eisen van de geldende privacy-wetgeving.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is de Dutch Spine Society (DSS), Box D8215, Postbus 9607, 1006 GC Amsterdam, kvk nr. 09129927.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Via de hyperlink Privacy - op alle pagina’s van de websites van de DSS - kunt u de laatste versie altijd inzien en printen.

Verwerking persoonsgegevens
In deze privacyverklaring lichten wij - aan de hand van de verschillende manieren waarop wij persoonsgegevens verkrijgen - toe welke gegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken.

Lidmaatschap en toegang ledenportaal

Als u zich aanmeldt als lid van de DSS - of dit in het verleden al deed - heeft de DSS gegevens over u ontvangen, zoals NAW-gegevens, cv, publicatielijst, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, profielfoto, gebruikersnaam, beroepsgegevens, big-registratie, betalingsgegevens en bedrijfsgegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor onze ledenadministratie en voor het innen van de contributie. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot drie maanden na het einde van de dienstverlening aan u of langer indien verbonden aan een wettelijke termijn.
De DSS heeft een besloten ledenportal MijnDSS. Hier kunnen de leden informatie vinden die uitsluitend bestemd is voor de leden. Het betreft een beveiligd en afgeschermd systeem, waarvoor de leden moeten inloggen met een wachtwoord.
In de ledenlijst zijn de volgende gegevens van de leden zichtbaar voor DSS-leden: voornaam, achternaam, titel, adres, e-mail, werkplek, functie, telefoonnummer, BIG-nummer en pasfoto.
De DSS verstuurt berichten, agenda’s en notulen etc. per mail naar de leden.
Vanaf het moment dat u zich aanmeldt als lid van de DSS, ontvangt u (twee)maandelijks de digitale DSS-Nieuwsbrief. Desgewenst kun u zich hiervoor afmelden.
De Dutch Spine Society is een vereniging die opgericht is door samenwerking op het gebied van rugchirurgie door de Nederlandse Vereniging van Neurochirurgen (NVvN) en de Nederlandse Orthopaedische Vereniging (NOV). Dit betekent dat wij - zo nodig - gegevens van de DSS-leden verstrekken aan de betreffende verenigingen. Voor de wijze waarop de verenigingen omgaan met uw persoonsgegevens verwijzen we u naar de privacyverklaringen op hun websites.

Website DSS

Op de website www.dutchspinesociety.nl wordt gebruikgemaakt van cookies. Lees meer hierover in het cookie statement van DSS.
Ook voor niet-leden is mogelijk om gebruik te maken van de diensten van DSS, waaronder het aanmelden voor congressen en nascholing. Hiervoor worden de gegevens op dezelfde wijze verwerkt en bewaard als hierboven staat beschreven.
Gegevens van deelnemers van evenementen (bijv. congressen en symposia) gebruiken wij uitsluitend voor de evenementadministratie, correspondentie over het evenement en om eventuele betalingen en/of accreditaties door te voeren.
In geval van telefonisch contact, vragen per post en online contact met de DSS registreren wij uw naam en eventueel aanvullende gegevens. Als u contact met ons opneemt, geeft u hiervoor toestemming.

Foto’s DSS-evenementen
Tijdens evenementen van de DSS (voornamelijk congressen) worden foto’s gemaakt. Deze gebruiken wij incidenteel voor PR-materiaal voor volgende evenementen. Het kan hierdoor voorkomen dat u afgebeeld staat op een foto op de website of social media. Mocht u een foto van uzelf zien op het internet die u verwijderd zou willen hebben, kunt u dit bij het bestuur kenbaar maken. Uiteraard kunt u dit ook bij de fotograaf aangeven op het moment dat de foto gemaakt wordt.

Uw rechten
U heeft het recht ons te verzoeken inzage te verlenen in uw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Een verzoek om inzage en/of correctie kunt u richten door contact met ons op te nemen per e-mail via secretariaat@dutchspinesociety.nl

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Binnen de DSS kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Verstrekking aan derden
De DSS kan gebruikmaken van de diensten van derden om uw gegevens te verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring. Deze derde partijen treden hierbij op als ‘verwerker’ voor de DSS en wij zorgen ervoor dat deze partijen voldoende waarborg bieden ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.Voor het overige verstrekt de DSS uitsluitend gegevens aan derden met uw voorafgaande toestemming, als wij daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving, als wij daartoe genoodzaakt zijn als gevolg van een rechtszaak en/of als wij dat noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen belangen.

Doorgifte buiten Europa
Wij verstrekken uw gegevens niet aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor de DSS de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren.

Contact
Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met ons via e mail: secretariaat@dutchspinesociety.nl

Februari 2024